1. Definities
PUBLIC locations, opdrachtnemer, staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 80519024. PUBLIC locations bemiddelt tussen opdrachtgevers en locatiehouders betreft beschikbaarheid, gebruik en vergoeding van een locatie voor meetings, events, fotografie en filmproducties.
Opdrachtgever is een natuurlijk persoon of rechtspersoon die door bemiddeling van PUBLIC locations een locatie wenst te boeken voor meetings, events, fotografie en filmproducties.
Locatiehouder is een natuurlijk persoon of rechtspersoon die door bemiddeling van PUBLIC locations bereid is de aan hem/ haar toebehorende locatie beschikbaar te stellen voor meetings, events, fotografie en filmproducties.
2. Algemene voorwoorden en toepasselijkheid
2.1 Op alle door PUBLIC locations uitgebrachte offertes en aangegane overeenkomsten met betrekking tot de verhuur van al door haar verhuurde locaties (de Locaties) zijn deze algemene voorwaarden van toepassing. Afwijkingen daarvan moeten uitdrukkelijk schriftelijk zijn overeengekomen. Algemene inkoop voorwaarden van de klant zijn niet van toepassing op de rechtsverhouding tussen de klant en PUBLIC locations.
2.2 PUBLIC locations behoudt zich het recht voor de algemene voorwaarden tussentijds te wijzigen. PUBLIC locations zal in dat geval een exemplaar van de gewijzigde algemene voorwaarden beschikbaar stellen, waarop de wijzigingen in werking treden.
3. Werkwijze
3.1 Op verzoek van opdrachtgevers gaat PUBLIC locations op zoek naar een geschikte locatie voor de betreffende aanvraag. Ook kan de opdrachtgever zelf op de website locaties selecteren. PUBLIC locations deelt alle benodigde informatie en prijzen van de locatie, en indien de opdrachtgever de locatie wil bevestigen volgt er een boekingsbevestiging welke getekend dient te worden. PUBLIC locations bevestigd vervolgens per mail de betreffende locatiehouder over de boeking, middels een boekingsbevestiging en een boekingsbon. Deze laatste dient na afloop van de boeking door de locatiehouder te worden ingevuld. Uitsluitend bij fotografie en filmproducties moet zowel door de locatiehouder als de opdrachtgever worden ondertekende boekingsbon ondertekenen.
3.2 De geldigheidsduur van geplaatste opties bedraagt zeven dagen, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders wordt overeengekomen. Daarna vervallen deze opties automatisch.
3.3 Offertes worden definitief omgezet in een reservering/ boeking nadat de offerte per e-mail is goedgekeurd of de offerte online voor akkoord is getekend. Bij fotografie en filmproducties moet de boekingsbevestiging voor akkoord worden getekend.
3.4 De locatiehouder ontvangt de opdrachtgever en zijn team voor maximaal 2 bezichtigingen. De eerste bezichtiging vindt plaats tijdens de lopende optie, waarna de opdrachtgever kan besluiten om de locatie te bevestigen. Na bevestiging kan er op verzoek van de opdrachtgever nog een tweede bezichtiging plaatsvinden. PUBLIC locations is niet aanwezig bij de bezichtigingen, contractuele zaken en eventuele vragen worden na de bezichtiging doorgesproken met PUBLIC locations. Mochten er meer bezichtigingen nodig zijn, dan geldt het overuur tarief van de locatie.
4. Betaling
4.1 Betaling van de facturen van PUBLIC locations te geschieden binnen 14 dagen na factuurdatum, zonder recht op korting, schuldvergelijking of opschorting.
4.2 PUBLIC locations kan in bijzondere gevallen een borgsom of aanbetaling van de klant verlangen.
4.3 Wanneer betaling van een toegezonden factuur niet heeft plaatsgevonden binnen 14 dagen na factuurdatum is PUBLIC locations gerechtigd aan de klant wettelijke rente te berekenen vermeerderd met 2% over het totale bedrag van de factuur gerekend vanaf de factuurdatum. PUBLIC locations is voorts gerechtigd buiten de hoofdsom en de rente van de klant te vorderen alle incassokosten die door niet-betaling zijn veroorzaakt, zowel gerechtelijke als buitengerechtelijke, zonder dat ingebrekestelling vereist is, met een minimum van 15% van het te vorderen bedrag.
4.4 De opdrachtgever blijft aansprakelijk voor de betaling van de factuur, ook al is deze op zijn verzoek ten name van een derde gesteld.
4.5 PUBLIC locations heeft het recht haar betalingsprestatie aan de locatiehouder op te schorten, zodra en zolang de opdrachtgever nalatig is, respectievelijk blijft.
5. Annuleren door opdrachtgever
5.1 De volgende annuleringsvoorwaarden zijn van toepassing voor alle meeting en event locaties:
– annuleren korter dan 14 dagen voor de verhuurdatum: de klant is 100% van de huursom inclusief andere overeengekomen verschuldigd.
– annuleren tot 14 dagen voor de verhuurdatum: de klant is 50% van de huursom inclusief andere overeengekomen verschuldigd.
Bovenstaande geldt ook als er sprake is van overmacht aan de zijde van de klant.
5.2 De volgende annuleringsvoorwaarden zijn van toepassing voor alle fotografie en film locaties, in geval van producties voor 1 dag:
– annuleren tot 48 uur voorafgaande de boeking is kosteloos, mits de reden ernstig van aard is waardoor de productie niet plaats kan vinden.
– annuleren tussen de 24 en 48 uur: er wordt 75% van de overeengekomen vergoeding in rekening gebracht.
– annuleren binnen 24 uur: 100% van de overeengekomen vergoeding wordt in rekening gebracht.
5.3 Bij een no-show wordt 100% van de totale locatievergoeding in rekening gebracht bij de afwezige partij.
5.4 Bij meerdaagse producties is de termijn waartegen uiterlijk kosteloos kan worden geannuleerd even lang als de periode waarvoor is geboekt. Indien binnen deze termijn door de opdrachtgever wordt geannuleerd, is 75% van de overeengekomen vergoeding verschuldigd, tenzij binnen een termijn van 48 uur voor de aanvang van de boeking wordt geannuleerd. In dat geval is de volledige overeengekomen vergoeding verschuldigd.
6. Annuleren door locatiehouder
6.1 Een locatiehouder kan na overeengekomen boeking enkel annuleren in geval van ernstige onvoorziene omstandigheden. PUBLIC locations zal zich vervolgens inzetten om de opdrachtgever aan een alternatieve locatie te helpen, maar kan hiervoor nooit garantie geven. PUBLIC locations is uitsluitend bemiddelaar tussen opdrachtgever en locatiehouder en is nooit op geen enkele wijze aansprakelijk voor eventuele kosten en schade die voorvloeien uit een annulering.
6.2 De locatiehouder is jegens de opdrachtgever aansprakelijk voor alle schade die voortvloeit uit het niet, niet tijdig, of niet juist ter beschikking stellen van de locatie.
6.3 PUBLIC locations aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor het op de overeengekomen dag niet beschikbaar zijn van de betreffende locatie in geval van overmacht. Tevens kan PUBLIC locations niet aansprakelijk worden gesteld voor het tijdens de boeking uitvallen van technische apparatuur of installaties, stroomuitval of het uitvallen van de watervoorziening. In geen enkel geval kan PUBLIC locations aansprakelijk zijn voor een bedrag hoger dan haar eigen gage voor de verhuur van de locatie, maximaal tot 500 euro.
7. Gebruik locatie door opdrachtgever
7.1 De opdrachtgever mag de gehuurde locatie slechts gebruiken voor dat doel waarvoor de overeenkomst met PUBLIC locations is aangegaan en moet PUBLIC loctations voorafgaande de boeking informeren over wijzigingen. PUBLIC locations zal vervolgens de prijsopbouw aanpassen.
7.2 Bij overtreding van 7.1 kan PUBLIC locations de opdrachtgever een direct opeisbare boete opleggen van 200% van het totale factuurbedrag zonder dat ingebrekestelling vereist is.
7.3 De opdrachtgever draagt er in alle redelijkheid zorg voor dat omwonenden, andere huurders en gebruikers in de Locatie en naastgelegen gebouwen geen overlast van de activiteiten van de klant zullen ondervinden.
7.4 De opdrachtgever staat ervoor in dat de in de locatie te houden activiteiten op geen enkele wijze stuitend, beledigend dan wel in strijd met de wet of de goede zeden zullen zijn, een en ander naar het oordeel van PUBLIC locations. Bij overtreding van dit artikel is PUBLIC locations bevoegd de overeenkomst met onmiddellijke ingang te beëindigen en wordt de overeengekomen huursom direct opeisbaar.
7.5 Het is de opdrachtgever zonder voorafgaande schriftelijke toestemming niet toegestaan bouwkundige voorzieningen, tijdelijke extra aansluitingen enz. in het gehuurde aan te brengen, daaronder begrepen het slaan van spijkers in muren, vloer of houtwerk, het ophangen aan het gebouw van lichten e.d., alles in de ruimste zin des woords. Het bedienen van technische apparatuur van het gehuurde vindt uitsluitend plaats in overleg met PUBLIC locations en is geheel op eigen risico van de klant.
8. Schoonmaak (alleen van toepassing bij fotografie en filmproducties)
De locatiehouder zorgt ervoor dat de locatie schoon en opgeruimd is bij aanvang van de productie. De opdrachtgever dient de locatie zo achter te laten zoals deze is aangetroffen, meubels op dezelfde plek, locatie is weer netjes en schoon. Mocht dit niet gebeuren, dan kunnen er achteraf schoonmaakkosten in rekening worden gebracht.
9.Aansprakelijkheid
9.1 PUBLIC locations is op geen enkele wijze aansprakelijk voor schade die door de opdrachtgever of locatiehouder geleden wordt, in welke situatie dan ook, behoudens opzet of grove schuld van PUBLIC locations
9.2 De opdrachtgever is aansprakelijk voor alle directe of indirecte schade aan de locatie en roerende zaken zoals de inboedel die voortvloeit uit zijn/haar werkzaamheden of aanwezigheid op de locatie, of door aanverwante of ingehuurde personen van de opdrachtgever.
9.3 De opdrachtgever verklaart bij het aangaan van een boeking een adequate schadeverzekering te hebben. PUBLIC locations behoudt zich het recht voor namens de locatiehouder een kopie van de polis en een betalingsbewijs van de verzekeringspremie op te vragen.
10. Schade
10.1 In geval van schade dient de opdrachtgever dit direct aan de locatiehouder te melden. Daarnaast dienen schadegevallen ten allen tijden gemeld te worden bij PUBLIC locations. Bij fotografie en filmproducties wordt dit vermeld op de boekingsbon die na afloop van een productie door opdrachtgever en locatiehouder ondertekend worden. De opdrachtgever draagt vervolgens zorg voor de afhandeling van een schadegeval met diens verzekeraar en (de verzekeraar van) de betreffende locatiehouder.
10.2 PUBLIC locations is niet betrokken bij het afhandelen van eventuele schadegevallen, conform hetgeen staat beschreven onder het kopje ‘aansprakelijkheid’.
10.3 Mocht PUBLIC locations bemiddelen bij een geschil tussen opdrachtgever en locatiehouder, vloeit daar geen aansprakelijkheid van PUBLIC locations uit voort en kan dat niet worden opgevat als het aanvaarden van enige aansprakelijkheid door PUBLIC locations.
11. Vergunningen
De opdrachtgever is volledig verantwoordelijk, en dient tijdig zorg te dragen, voor het verkrijgen van vergunningen voor zover deze overeenkomstig wettelijke voorschriften vereist zijn voor de bijeenkomst.
12. Beeld gebruik fotografie film (voor opdrachtgevers)
12.1 Beelden van fotografie producties mogen uitsluitend gebruikt worden voor de van tevoren overeengekomen doeleinden.
12.2 Bij overtreding van 12.1 kan PUBLIC locations de opdrachtgever een direct opeisbare boete opleggen van 200% van het totale factuurbedrag zonder dat ingebrekestelling vereist is.
12.3. Voor fotografie geldt dat het beeldmateriaal gedurende de periode van 1 jaar gebruikt mogen worden. Indien na dit jaar gebruik van beeldmateriaal wenselijk is, dan is de opdrachtgever verplicht dit te melden bij PUBLIC locations. PUBLIC locations zal een factuur sturen voor verlenging van 1 jaar voor 75% van het oorspronkelijke factuurbedrag.
12.4 Uitzondering op 12.3 betreft redactionele fotografie. Voor redactionele uitingen geldt dat dit hooguit voor 1 uiting in 1 tijdschrift gebruikt mag worden. Indien gebruik van beeldmateriaal daarna wenselijk is, dan is de opdrachtgever verplicht dit te melden bij PUBLIC locations. PUBLIC locations zal een factuur sturen voor verlenging van 1 jaar voor 75% van het oorspronkelijke factuurbedrag.
12.5 Uitzondering op 12.3 betreft advertorials. Per advertorial zijn 3 plaatsingen toegestaan in een tijdschrift. Indien gebruik van beeldmateriaal daarna wenselijk is, dan is de opdrachtgever verplicht dit te melden bij PUBLIC locations. PUBLIC locations zal een factuur sturen voor verlenging van 1 jaar voor 75% van het oorspronkelijke factuurbedrag.
13. Beeld gebruik film (voor opdrachtgevers)
13.1 Beelden van filmproducties mogen uitsluitend gebruikt worden voor de van tevoren overeengekomen doeleinden.
13.2 Bij overtreding van 13.1 kan PUBLIC locations de opdrachtgever een direct opeisbare boete opleggen van 200% van het totale factuurbedrag zonder dat ingebrekestelling vereist is.
13.3 Bewegend beeldmateriaal mag gedurende 1 jaar en voor 1 land gebruikt worden.
13.4 Uitzondering op 13.3 zijn series: herhaling dient binnen 12 maanden na opname uitgezonden te worden. Na deze periode en zonder dat hierin afspraken zijn gemaakt, wordt 75% van het totaalbedrag in rekening gebracht naar de opdrachtgever.
14. Verplichtingen opdrachtgever overig (bij film en fotografie van toepassing)
14.1 De opdrachtgever verplicht zich met door haar ingeschakelde derde partijen, waaronder filmmakers, fotografen, etc, overeen te komen dat de (auteurs)rechten van deze derden zijn beperkt tot het overeengekomen doel en de omvang van het gebruik door de opdrachtgever. De opdrachtgever zal ervoor zorgen dat haar team en ingehuurde derden zich verbindt te onthouden van enig ander gebruik waardoor de rechten van de locatiehouder en/of derden worden aangetast. De opdrachtgever vrijwaart PUBLIC locations voor elke aanspraak/ aansprakelijkheid dienaangaande.
14.2 De opdrachtgever verplicht zich om buiten het team geen adresgegevens van de locatie te delen, ook niet online.